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テレワークに必須!?簡単導入の「電子印鑑」

2022年04月12日

 

新型コロナウィルスの流行により、仕事環境がオフィスから在宅に変わった方も多いのではないでしょうか。しかし、現在、社内の確認印制度がテレワーク普及を妨害していまい、社会問題にまでなっています。
そこで、登場するのが今話題の電子印鑑です。
電子印鑑をを使えばオンライン上で簡単に捺印が出来るようになり、時間やコストを大幅に節約することが可能です。
今回は、そんな電子印鑑について導入するメリット、使い方などを中心に説明していきます。

■電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコンやスマートフォン経由で捺印ができる印鑑データのことで、書面ではなくPDFファイルなどの電子文書上で捺印を行います。
また、電子印鑑には下記2種類あります。

 

①印影を画像に変換したもの

この電子印鑑は、見積書や請求書、社内の稟議書など、簡易書類の捺印に使われます。
テンプレートが豊富なフリーソフトを用いて、誰でも気軽に作成できるのが特徴ですが、簡単に作成できる反面、複製されやすく、無断使用されるなどなどさまざまなリスクが伴う可能性があります。

 

②使用者の識別情報も含めてデータ化されたもの

この電子印鑑は、識別情報が含まれ、いつ・誰が捺印したかまでデータ化されるため、信頼性が高く、セキュリティが重視される社外との契約書の捺印で利用される事が多いです。

 

どちらの封筒も一般的な文具店はもちろん、100円ショップでも購入することができます。様々な素材やカラー、種類があり、社名入りなどにも対応しているビジネスの場でおすすめの封筒です。

■電子印鑑導入のメリット

ではここからは、実際に電子印鑑を導入した際のメリットについて説明していきます。
大きく分けてメリットは下記2つです。

 

①時間の短縮

従来の印鑑では印刷・捺印・郵送など、回収するまでに多くの時間がかかっていました。
また、リモートワークが普及している昨今でも、捺印するために出社する「はんこ出社」が必要となり、会社側が社員に負担をかけているケースが多くあります。一方で、電子印鑑を使えば印刷は不要で郵送から回収もパソコン上で簡潔するため、アナログな工程が不要になり、多くの時間や社員の負担を削減できるといえます。

 

②コストの削減

電子印鑑の場合は印刷代や郵送代が不要となり、事務作業が減るため人員削減になるほか、ペーパーレス化によって保存スペースの削減にもなるため、長期的にはオフィスの縮小などのコスト削減にも繋がります。

■電子印鑑の法的効力

上記で電子印鑑のメリットについて説明してきましたが、実際に電子印鑑に法的効力はあるのでしょうか?

 

結論から申し上げますと、従来の印鑑とは変わらず、あくまで「確認済み・承認済み」といった認印として捉えられます。つまり、印鑑自体があくまで日本国内で商習慣として続いているものであり、法的効力を発揮するものではないのです。

 

しかし、2005年に施行された「e-文書法」によって一部の文書で電子化が認められたり、2020年から一定規模以上の企業で法人税の電子申告の義務化が施行されたりなど、現在国内でも電子化の波が打ち寄せてきています。

 

実際に、JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)の調査では、2020年の段階ですでに日本全体の43.4%の企業が電子契約を利用しており、27.5%の企業が利用を検討していると発表しています。

 

テレワークの普及に伴い、今後更に電子印鑑の利用が世の中のスタンダートになってくるのではないかと考えられます。

■電子印鑑の使い方

社内の印鑑をお手製のものやフリーソフトで作成となると安全性など不安な部分も出てくるのではないでしょうか。
しかし、会社が一括で電子印鑑を発注する事で印影の管理ができ、OfficeやAdobe Acrobatなどお手持ちのソフトですぐ運用が可能となります。
では実際にどのように使っていくのかをお馴染みのOfficeを使用した場合で、ご紹介します。

 

①社内承認書などをワードかエクセルで作成

②作成した書類に承認印の枠を作成

③画像の挿入

④デスクトップ

⑤自分の電子印鑑画像データを選択→開く

 

上記の手順であっという間に、エクセルやワードに印鑑の貼り付けができます。

■まとめ

ここまで、電子印鑑導入のメリットや、使い方を中心に説明してきました。
ただ、実際にどのような手順で電子印鑑を導入したらいいのか分からないという方もいらっしゃるかもしれません。
そんな時はぜひGRAPにお任せください。
会社で使う電子印鑑に加え、個人の認印、請求書などに使う角印も作成できます。
詳細は下記ご覧くださいませ。

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