オフィスを移転する際、社内で保管されている膨大な紙の書類をどう移動させるかが悩みの種となりがちではないでしょうか。最近では、環境問題にともなう紙資源の削減や、社会情勢に即したテレワーク化が進んでいる中で、紙で行っていた契約書などはどんどん電子化されています。また、近年、社員のデスクを減らす傾向にあり、オフィスは縮小・コンパクトにするという企業が多くなってきています。
今回は、オフィス移転のタイミングで書類を電子化することによる文書管理のメリットやデメリットを中心にお話しいたします。

■書類電子化のメリット

まずは、電子データで管理・保存することで生まれるメリットについて、詳しくお話しいたします。
メリットは下記3点です。

①紙の印刷・保管コストを削減できる

紙媒体で書類を管理していると、データを紙にするために、さまざまなコストがかかります。例えば、用紙やインクなどの物品費、プリンターの維持費また書類を格納するスペースも必要になってきます。書類のデータ化をすると、これらの手間・コストが削減できるようになり、スペースの有効利用も進みます。

②書類の検索を効率化できる

書類の電子化をする事で、必要な書類を簡単に検索できるようになります。
何かの都合で過去の資料から調べものをする必要が出てきた際に、保管場所から目的の資料を探し出すのは非常に手間と時間がかかります。
だからこそ、電子化することでキーワードなどから素早く情報を探せるようにしておくことが非常に重要なのです。

③書類の劣化・紛失を防げる

紙の書類の場合、経年変化で変色したり、劣化したりすることが多く、保管状態が良くない場合は、後に文字が読み取りにくくなることもあるでしょう。また担当者が変わってどこに保管をしていたか分からなくなったり、管理ルールが曖昧な場合、他の書類の中に紛れ、紛失してしまうというケースも多いです。
そういった事を防ぐためにも電子化にすることをおすすめいたします。

■書類電子化のデメリット

続いて、書類を電子化した際のデメリットについてお話していきます。
デメリットは下記2点です。

①業務のやり方が変わってしまう

電子化するとなると、当然、従来とは業務手順が変わってきます。紙で管理していたときの手順と異なるため、担当者の業務量の増加や慣れない作業で非効率になることがあるなど、反対に手間がかかるという意見が出てくる可能性はあります。

②紙に比べて見づらくなる場合がある

電子データの弱点は、一覧性の低さです。電子データでの管理は、ピンポイントで特定のキーを基に検索することには長けていますが、多数のデータを一面に広げて俯瞰で見て分析するといった使い方には、あまり向いていません。 情報によっては紙で見た方が分かりやすい、といった場合もあります。

■まとめ

上記で、電子化を導入することによる影響についてお話ししてきました。
実際に近年の社会情勢の変化により、電子化を取り入れ始めている企業はたくさんあります。しかし、実際にどのような手順で進めていけばよいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そんな時はきめ細やかな手厚いデータサポートサービスのPrintshop GRAPにお気軽にお問合せ下さいませ。
グラップの文章電子化なら、かさばる書類もすっきり整理できます。
少しずつオフィスを断捨離してみませんか？

詳細はこちらからhttps://grap-co.jp/business-tool/computerization/