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抑えておきたい「挨拶状印刷」の豆知識

2020年06月03日

今回のコロナウィルスの影響で、様々な業界において大きな変化が出ています。

 

従来の客層や売上自体が大きく変化した事による企業の代表者・役員の交代、企業のテレワーク導入が急激に増えた事によるオフィススペースの見直しや移転、組織変更や子会社化など、組織に大きな動きが少しずつ出ているようです。

 

今までであれば足を運んで一社ずつ挨拶廻り・・・なんていう事が当たり前に出来ていたのですが、今は来客自体をあまり歓迎してもらえない雰囲気があります。こんな時期は、出来ればなるべく手短に(かつ丁寧に)ご挨拶を済ませてしまう方が良いのではないでしょうか。

 

そんな時に、とても便利なツールが「挨拶状」です。

 

「挨拶状」とは、簡単に言えばお手紙のようなもの。丁寧なご挨拶文を同時に沢山の方へお伝え出来ると共に、一通ずつ手元に確実に気持ちを届ける事が出来ます。直接お会いするのが難しい現在の状況下では、確実に素早く会社の動きをお客様や取引先にお伝えする事が出来る優れものアイテムとなります。

 

さて、この挨拶状。一体どんな様式で送ればいいのでしょうか?

 

 

1. 挨拶状のかたち

 

挨拶状本体は、一般的に単カード(または二つ折りカード)というベーシックなホワイトの厚紙の片面にお知らせしたい事の挨拶文を入れてモノクロで印刷をします。

文章は縦書きかつ楷書体を使う事が一般的ですが、少しカジュアルな内容(招待状)などで横書きや明朝体が使われる事もあります。このカードは一般のはがきより少しだけ大き目なサイズで作られており、角は丸い形のものが主流です。角が丸い理由は恐らく「控えめに、角が立たない」という意味が込められているのではないかと思います。

※挨拶文は先にワードでまとめておくと印刷会社への注文時にとてもスムーズです。

 

 

 

2. 封筒・差出人印刷について

 

挨拶状はそのままお渡しする事はなく、必ず封筒に入れます。「洋2」サイズというこの単カードがちょうどぴったり入るサイズの封筒に入れる事が一般的です。この洋2封筒、蓋の形は「ダイヤ貼り」という三角形の形をしているものが良く使われます。蓋のある方に差出人を単カードと同じように縦書きで入れるのが一般的です。(※前述通り、内容によって横書きにする場合もあります。)

 

 

 

3. 宛名印刷について

 

最後に、封筒のもう片面に「宛名印刷」をする事も忘れてはなりません。

宛名印刷は、差出人と同様、縦書きにする事が一般的ですが、書体は楷書体でも、行書体(毛筆のような文字)どちらでも構いません。

また、件数が多い場合は大量な宛名データをまとめる必要がありますが、これは先にエクセルにまとめておくと印刷会社に発注する際にとてもスムーズです。(郵便番号、住所、建物名、会社、肩書、氏名といった形でセルに分けておきます。)

忘れないようにしておきたい事が「郵便切手」の部分です。宛名印刷をし終えた後、発送数が数百部~数千部となると切手を貼る作業は非常に手間がかかります。もし「料金別納」という印刷を宛名と同時にしておけば、郵便局へ持ち込んだ時に合計金額を支払うだけで切手を貼る必要がありません。

 

 

 

さて、今回の挨拶状印刷についての情報はいかがでしたでしょうか。

 

挨拶状自体の印刷は勿論、宛名印刷は、挨拶文と宛名のリストさえあれば印刷会社へ丸投げする事も出来ます。当店グラップでは、挨拶状のテンプレートやこの単カードや洋2封筒を常備しております。また、封緘や封入、郵便局への持ち込みなどもまとめて依頼が出来ますので時間の大幅な節約にも。詳しい事は、下記リンクを是非ご覧ください。

 

 

早めの挨拶状印刷のご準備でビジネスをスマートに進めたいですね。

 

 

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